Ana içeriğe atla
Image
Sıkça Sorulan Sorular
Share

Sıkça Sorulan Sorular

Sorunuzun cevabını, STGM'ye Sıkça Sorulan Sorular bölümünde bulamıyorsanız [email protected] adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Uygulama süresi (implementation period), faydalanıcının tüm bileşenleri ve faaliyetleri uygulamak ve projenin/eylemin ödemelerini yapmak zorunda olduğu bir zaman dilimidir. İcra süresi (execution period) ise, faydalanıcıların sözleşmedeki yasal yükümlülüğünün, Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) tarafından nihai tutarın kalanının ödenmesine kadar olan ve uygulama süresinin bitiminden itibaren (Genel Koşulların 12.5. maddesi uyarınca ertelenmesi durumu hariç) en uzun haliyle 18 aylık bir süre anlamında gelir.

Proje/eylem ile ilgili harcamalar uygulama süresi içinde yapılmalıdır. Yani, faydalanıcı, uygulamanın başlangıç tarihinden önce ve uygulamanın bitiş tarihinden sonra harcama yapmamalıdır.  Uygulamanın başlangıç ve bitiş tarihleri sözleşmenin özel şartlarının 2. maddesinde belirtilir.

Genel hükümler hakkında daha fazla bilgi için lütfen http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19.2.9 adresindeki Companion belgesine (Kılavuz) bakın.

Genel Koşullar Madde 9.5'te belirtildiği üzere, adres, banka hesabı veya denetçi değişikliği durumunda, faydalanıcı AB Türkiye Delegasyonunu bilgilendirmelidir. Denetçi değişikliğiyle ilgili olarak, AB Türkiye Delegasyonunun denetçinin bağımsızlığı veya mesleki standardını göz önünde bulundurularak yeni denetçiye itiraz etme hakkı vardır.

Companion belgesinde (Kılavuz) belirtildiği üzere, değişikliklere ilişkin bildirimler yazılı biçimde olmalıdır. Adres, banka hesabı veya denetçi değişikliğini resmileştirmek için Sözleşme Makamından gelecek bir onay mektubuna gerek yoktur. Ancak Sözleşme Makamı, Koordinatörün mektubunu almasından itibaren (mümkünse) 30 gün içinde bildireceği haklı nedenlerle Koordinatör tarafından yapılan seçime itiraz edebilir.

Her tür değişiklik AB Türkiye Delegasyonu ile yazışma yoluyla yapılmalıdır.  Sözleşme değişiklikleri, hibe kararının dayandığı  ilkeye veya başvuru sahiplerinin eşit muamele görmesi koşuluna aykırı olmamalıdır. Değişiklikler konusunda sözlü anlaşma, taraflar için yasal olarak bağlayıcı bir usul olarak kabul edilmez.  Değişiklik talebinden önce, bir zeyilname (addendum) düzenlemenin gerekli olup olmadığını belirlemek için AB Türkiye Delegasyonu ile temasa geçmeniz tavsiye edilir.

Sözleşmenin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, ekleri de dahil olmak üzere sözleşmeye ilişkin herhangi bir değişiklik talebi, ancak sözleşmenin uygulama süresi içinde yapılabilir. 

Sözleşmenin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, faydalanıcı değişiklik talebini, değişiklik gerekliliğini tespit eder etmez ve tek taraflı değişikliklerde, talep edilecek değişikliğin uygulamaya geçirilmesinden önce, ilgili değişiklik talebini yazılı olarak sunmalıdır. Zeyilname (Addendum) düzenleyerek yapılacak değişiklikler için, faydalanıcı, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihten 30 gün önce AB Türkiye Delegasyonuna yazılı bir şekilde resmi başvuru yapmalıdır. Sözleşmelerin uygulama süresinin bitiminden sonra değiştirilemeyeceği unutulmamalıdır.

Zeyilname yoluyla yapılan bir değişiklik talebi gerekçelendirilmeli ve AB Türkiye Delegasyonunun gerekli kararı alabilmesi için ilgili tüm bilgileri içermelidir.  Değişiklik talebi için gerekli bilgiler özellikle şunları kapsamalıdır;

  • Değişikliğin nedenleri ve gerekçeleri
  • Değişikliğin, projenin/eylemin uygulanması ve bütçesi üzerindeki etkisine ilişkin ayrıntılı bilgiler (örn. özellikle projenin/eylemin bütçesi ve faaliyetleri üzerindeki etkileri).

Zeyilname yoluyla talep için aşağıdaki belgelerin hazırlanması tavsiye edilir;

  • Önerilen değişiklik için gerekçeleri bildiren zeyilname talep mektubu. Mektubun imzalanıp mühürlenmiş olması tavsiye edilir,
  • Önerilen değişikliklerle ilgili modifikasyonların metin üzerinde ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Description of Action-DoA- (Proje Metni) dokümanı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM)
  • Önerilen değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Kavram Notu –Concept Note- (sözleşmenin bir parçası olarak). Değişikliklerle ilgili bilgi içermese bile, yine de sunulması önerilir,
  • Önerilen değişiklikler doğrultusunda sözleşmenin/projenin revize edilmiş bütçesi,
  • "Diğer Finansman Kaynağı" (Other Source of Funding) belgesinin (sözleşmenin bir parçası olarak) de taleple birlikte sunulması tavsiye edilir.*

Yukarıda belirtilen belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (elektronik sürülmler e-posta yoluyla) AB Türkiye Delegasyonuna gönderilmesi tavsiye edilir.** Sözleşmede zeyilname yoluyla yapılan değişikliğin, orjinal sözleşmeyi imzalayan aynı taraflarca, yani koordinatör örgüt ve Sözleşme Makamı tarafından imzalanması gerekmektedir. Zeyilname iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer. Ayrıca, AB Türkiye Delegasyonunun daha fazla açıklama talep etmesi halinde, değişiklik talebiyle ilgili destekleyici ek belgeler de sunulur.

* Bu bilgi http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19.2.9 adresindeki Companion 10.0’da (Kılavuz 10.0) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.

** Bu bilgi http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19.2.9 adresindeki Companion 10.0’da (Kılavuz 10.0) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir. 

AB tarafından finanse edilen azami AB katkısı miktarı ve uygun veya kabul edilen maliyetlerin yüzdesi hiçbir şekilde artırılamaz.

Belirli bir bütçe başlığının kümülatif değişimleri  (artma veya azalma) bütçe başlığı değerinin %25'ini aştığında, resmi bir bütçe revizyonu yani madde 9.3'e göre bir zeyilname yoluyla  gerekli işlemlerin yapılması zorunludur.  %25 eşiğini aşan değişiklik durumunda bir zeyilname düzenlenmeksizin yapılacak bir değişiklik ve  bu modifikasyon ile ilgili herhangi bir maliyet uygun maliyet olarak kabul edilmez.

AB Türkiye Delegasyonuna yapılması planlanan değişiklik ile ilgili bilgi verirken, bütçenin halihazırda yapılmış kümülatif değişikliklerini gösteren karşılaştırmalı bir tablosu, değişiklik talebinin gerekçesi ve ayrıntılı açıklamaları sunulmalıdır.
Zeyilnamenin kabul edilmesi belirli bir süre alabilir. Bu nedenle, zeyilname yoluyla değişiklik talebi, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihten 30 gün önce yapılmalıdır. Zeyilname iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer.

AB Türkiye Delegasyonu sözleşmenin ekinde yer alan bütçeye uyulmasını beklemektedir . Ancak, projenin/eylemin beklenen sonuçlarının etkilenmediği ve değişiklik hibe kararını veya hibe çağrısına başvuranların eşit muamele görmesi koşulunu değiştirmediği sürece, proje/eylem yürüten faydalanıcılar bütçe içinde belirli esnekliklerden yararlanabilirler.

'Sonuçlar' (results) terimi şunları içerir: “genel hedef-etki” (overall objective-impact), “kısa ve orta vadeli etki” (outcome), “diğer etkiler” (other outcomes) ve “çıktılar” (outputs).

Şüphe durumunda, planlanan değişikliklerin projenin/eylemin beklenen sonuçlarını etkileyip etkilemediği konusunda AB Türkiye Delegasyonu yetkilisi ile önceden temasa geçilmesi önemle tavsiye edilir. Eylemin/projenin beklenen sonuçları etkilenmedikçe, faydalanıcılar mali açıdan aşağıdakileri yapabilir:

Bütçe kalemleri arasında aktarım veya bunların iptali ya da aynı bütçe başlığı içinde yeni kalemlerin eklenmesi,
Yapılıcak aktarımın ilgili ana başlıklarda %25’ten fazla bir değişime (gerek artış gerekse azalma) neden olmaması halinde, bütçenin bir kısmının bir ana başlıktan diğerine aktarılması (Örneğin “1. Human Resources” bütçe başlığından “4. Local Offices" başlığına).

Bütçede art arda veya daha önce yapılan tek taraflı değişikliklerin AB Türkiye Delegasyonu  tarafından kümülatif olarak dikkate alınacağını lütfen unutmayın. 

Faydalanıcı "dolaylı maliyetler – indirect costs", "yedek akçe - contingency reserve", "ayni katkılar - in-kind contributions" ile “basitleştirilmiş maliyet seçeneklerinin - simplified cost options” miktarlarını veya oranlarını değiştiremez.

Yüzde 25'lik değişim, hem transfer edilecek olan meblağın alındığı bütçe başlığının orijinal değeri hem de o meblağın ekleneceği bütçe başlığın orijinal değeri üzerinden hesaplanır. 

Bir ana bütçe başlığında 100 birimlik bir değer varsa ve izin verilen maksimum miktarın (yani 25 birim) başka bir başlığa aktarılması isteniyorsa, bu ancak diğer başlıkta 100 birimlik veya daha fazla bir değer varsa mümkün olacaktır. Bu diğer başlıkta sadece 90 birimlik bir değer olsaydı, %25'ten fazla bir artış oluşturacağından 25'lik miktar aktarılamazdı. Başka bir deyişle, yüzde 25'lik sınır yalnızca paranın alındığı başlık için değil, aktarılan tutarı alması istenen başlık için de geçerlidir.

Projenin/eylemin tanımını ve beklenen sonuçları (“genel hedef/etki -overall objective/impact”, “kısa ve orta vadeli etki –outcomes”, diğer etkiler –other outcomes”, “çıktılar-outputs”) etkilemeyen ve tek taraflı yapılan DoA ve MÇM değişikliklerine, hibe kararını veya başvuranların eşit muamele görme ilkesini bozmadığı sürece izin verilir.

DoA ve MÇM'deki tek taraflı değişiklikler (küçük değişiklikler), değişikliklerin yürürlüğe gireceği tarihten önce onay için sebepleri, gerekçeleri ve açıklamalarıyla birlikte yazılı olarak AB Delegasyonuna sunulması tavsiye edilir. Onaylanan değişiklikler bir sonraki raporun ilgili yerlerinde mutlaka açıklanmalıdır.

AB Türkiye Delegasyonun onayı için, önerilen değişikliklerin DoA ve MÇM belgelerinde ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlenmesi ve istenen değişikliklerle ilgili gerekçeleri içeren imzalı ve mühürlü bir değişiklik talep mektubu ile birlikte sunulması tavsiye edilir.

Belgelerin basılı ve elektronik (e-posta yoluyla) sürümlerinin AB Türkiye Delegasyonuna gönderilmesi önerilir.*

*  Bu bilgi http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19.2.9 adresindeki adresindeki  Companion 10.0’da (Kılavuz 10.0) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından gözlemlenmiştir. 

Uygulama süresinin uzatılması, uygulama süresi içinde istenebilir. Proje koordinatörü örgüt Genel Koşullar Madde 9 uyarınca uygulama süresinin uzatılmasını talep edebilir. 

Uzatma talebi, AB Türkiye Delegasyonu tarafından değerlendirilmesi için gerekli tüm destekleyici gerekçelerle birlikte verilmelidir. Talep, uzatmanın yürürlüğe gireceği tarihten 30 takvim günü önce yazılı olarak AB Türkiye Delegasyonuna yapılmalıdır.

Companion 10.0 (Kılavuz 10.0) belgesinde de belirtildiği gibi, eylemin uygulama süresini uzatma konusundaki bir talep, AB’nin mali katkısının (ek fonlama olmadan) artışını içeremez ve her zaman Madde 9(1) uyarınca bir zeyilname ile süre uzatımı yapılabilir. Süre uzatım talepleri bütçenin harcanmayan tutarının harcanabilmesinden ibaret olmayan uygun bir gerekçe ile sunulmalıdır.

Zeyilname yoluyla bir uzatma talebinde bulunmak için aşağıdaki belgelerin hazırlanması önerilir;

  • Önerilen uzatma için gerekçeleri ortaya koyan talep mektubu. Mektubun imzalanıp mühürlenmiş olması tavsiye edilir.
  • Önerilen uzatmayla ilgili değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ modunda işlendiği DoA (Proje Metni) ve Mantıksal Çerçeve Matrisi,
  • Önerilen uzatmayla ilgili değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Concept Note/Kavram Notu (sözleşmenin bir parçası olduğundan dolayı). Uzatma ile ilgili bilgi içermese de, uzatma talebi ile birlikte sunulması tavsiye edilir,
  • Önerilen uzatmaya uygun şekilde revize edilmiş sözleşme/proje bütçesi. Gözden geçirilen bütçede aşağıdakilerin olması  tavsiye edilir;
  • Talep sırasında geçerli olan bütçe olması,
  • Projenin tamamı için önerilen revize edilmiş bütçe,
  • Projenin başlangıcından talep tarihine kadar tahakkuk eden maliyetler,
  • Uzatma döneminde tahakkuk ettirilecek maliyetler (öngörülen maliyetler),
  • Değişiklik yapılan her bütçe satırı için  bilgi ve gerekçeler,

"Diğer Finansman Kaynağı- Other Source of Funding " (sözleşmenin bir parçası olarak) belgesinin de talep ile sunulması tavsiye edilir.

Yukarıda belirtilen belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (e-posta yoluyla) AB Türkiye Delegasyonuna gönderilmesinin tavsiye edilmektedir.*

*Bu bilgi http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19.2.9 adresindeki  Companion 10.0’da (Kılavuz 10.0) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.

Evet. Ek VI olarak Sözleşmeye ekli raporlama şablonları (teknik ve mali raporlar, ara ve nihai raporlar) kullanılmalıdır.

Standart raporlama dönemi, aksi belirtilmedikçe 12 aydır.  Projenin/eylemin niteliğine göre, sözleşme hazırlama aşamasında Sözleşme Makamı tarafından farklı raporlama gereklilikleri (mali veya teknik) istenebilir. Bunlar, üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, Özel Koşullar (Special Conditions) Madde 7.2'ye dahil edilirler.

Raporların sunulması için genel kurallar:

  • Ara raporlar, raporlama süresinin bitiminden itibaren 60 takvim günü içinde sunulmalıdır,
  • Nihai raporlar, uygulama süresinin (hibe sözleşmelerindeki Özel Koşulların 2.maddesinde tanımlandığı gibi) bitiminden itibaren 3 ay içinde veya Koordinatör örgütün projenin uygulandığı ülkede genel merkezi yoksa 6 ay içinde sunulmalıdır.

Koordinatör örgüt, raporların sunulmasında doğabilecek herhangi bir gecikme hakkında AB Türkiye Delegasyonunu bilgilendirmek zorundadır. 

Raporların sözleşmenin hazırlandığı dilde sunulması gerekir.  Koordinatör, sözleşmenin imzalanmasından önce, özel koşullara eklenmesi için bir derogasyon isteyebilir. Gerekçelendirilmesi halinde, sözleşme makamı tarafından duruma göre derogasyon verilebilir.

Teknik raporun ekler kısmında aşağıdakiler (asgari olarak) yer almalıdır:

  • Raporlama döneminde düzenlenen her tür etkinliğe (atölye çalışmaları, eğitim, konferanslar, vb.) ait gündem, kısa rapor, fotoğraflar, sunumlar, değerlendirme formları (varsa), etkinlik raporu, katılımcı listesi ve katılımcı imza listesi gibi dokümanlar . Herhangi bir nedenden dolayı katılımcıların imzalarının alınması mümkün değilse, gerekçeler teknik raporda kısaca açıklanmalıdır
  • Proje kapsamında üretilen tüm belgeler, yayınlar vb. ile ilgili tablo formatında bir liste. Bahsi geçen bu dokümanlar ve yayınlar eğer ara rapor dönemlerinde üretilmişse, teslim edilecek ara raporlarda elektronik kopyalarının eklerin bir parçası olarak yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin ise nihai rapor ile birlikte sunulması gerekir
  • Proje kapsamında üretilen ve kullanılan tüm görünürlük malzemelerine ilişkin tablo formatında bir liste. Bahsi geçen bu materyaller eğer ara rapor dönemlerinde üretilmiş ve kullanılmışsa teslim edilecek ara raporlarla birlikte elektronik kopyalarının da eklerde yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin ise nihai rapor ile birlikte sunulması gerekir. Tüm Görünürlük öğelerinin, üretime geçilmeden önce AB Türkiye Delegasyonuna onay için yollanması tavsiye edilir. 
  • Temin edilen malzemelerin (bilgisayar, yazıcı, video, kamera, vb.) tablo formatında listesi – bu tablo sadece nihai raporla birlikte sunulur,
  • Raporlama süresi içinde yapılmış değişiklileri kapsayan, güncellenmiş iletişim stratejisi ve görünürlük planı – güncellenmiş iletişim stratejisi ve görünürlük planları sadece ara raporlarla birlikte sunulur.
  • (Üçüncü Kişilere Mali Destek sağlanması durumunda): Çağrı kapsamında üretilen tüm belgelerin listesi (Yayın, Yönergeler, Değerlendirme tabloları ve raporları, vb.). Bahsi geçen bu materyaller eğer ara rapor dönemlerinde üretilmiş ve kullanılmışsa teslim edilecek ara raporlarda elektronik kopyalarının ek olarak yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin nihai rapor ile birlikte sunulması gerekmektedir.

Orijinal destekleyici belgeler yerel dilde olabilir. AB Türkiye Delegasyonunun talep etmesi halinde, bu tip belgelerin ana unsurlarının sözleşmenin yapıldığı dile çevirisi yapılmalı ve bu çeviriler raporların eklerinde yer almalıdır. 

Genel Koşullar Madde 2 uyarınca, raporlar;

  • Projenin hangi kısmının AB tarafından finanse edildiğine bakılmaksızın, projeyi bir bütün olarak kapsamalı, kapsanan dönem için projenin uygulamasını tüm yönleriyle ele almalı,
  • Teknik raporun kapsadığı dönem, mali raporun kapsadığı dönemle eşleşmeli ve aynı olmalı,
  • Güncellenmiş bir Mantıksal Çerçeve Matrisi ( MÇM) içermelidir. MÇM, sonuçlar zincirinin (results chain) her düzeyi için göstergelerin güncel değerini belirten “güncel değer-current value” sütununun doldurulmasıyla raporlama için güncellenir. Bu göstergelerle ilgili hedeflerin (targets), temel değerlerin (baselines), doğrulama kaynaklarının (sources of verification) gerekli şekilde güncellenmesi/değiştirilmesi, değişiklik kurallarına bağlı olarak aynı MÇM’de yapılmalı, ( Mantıksal çerçeve matrisi ile ilgili açıklayıcı notlara buradan ulaşılabilir)
  • Proje teklifindeki sonuçlar (results), yöntemler ve maliyetler ile ilgili karşılaştırma yapıldığında meydana gelen (muhtemelen Madde 9 uyarınca bir değişikliğe tabi olan) farklılıkları göstermeli ve açıklamalı,
  • Raporların hazırlanmasında, ortaya çıkan maliyetlerin türü hakkında bilgi vermek ve projenin sonuçlarının  faaliyetleriyle olan ilişkilerini anlamak için "sonuçlara odaklanma-focus on results" yaklaşımı göz önünde bulundurulmalı ve uygulanmalıdır. Örneğin; mali raporda yer alan önemli miktarda harcamalar için gerekçe verilmesi gibi.

 

Finansal raporların dönemi, teknik raporların kapsadığı dönemle eşleşmeli ve aynı olmalıdır. Finansal raporlar, hibe sözleşmesine eklenen bütçe ile aynı ayrıntı düzeyine de sahip olmalıdır. Kontratın eki olan ilk bütçeden herhangi bir sapma mutlaka açıklanmalı ve belirtilmelidir. 

Finansal raporlar (tıpkı teknik raporlar gibi) sadece AB katkısı tarafından finanse edilen kısmı değil, başvuruda sunulduğu ve AB Türkiye Delegasyonu tarafından kabul edildiği şekliyle projenin tamamını kapsamalıdır.

Finansal raporlar, faydalanıcıların ve bağlı kuruluşların kayıtları, hesapları ve defterleri ile tutarlı olmalıdır.

Detaylı harcama listesi  veya harcama doğrulama raporu ara ve nihai teknik ve finansal raporlara eklenmelidir.

Raporlara fatura, sözleşme veya sipariş formlarının aslı veya kopyası eklenmez. Ancak, maliyetlerin uygunluğunu değerlendirmek için gerekli görüldüğünde, AB Türkiye Delegasyonu her zaman daha spesifik bilgileri veya faturaları kontrol etmeyi isteyebilir. Böyle bir talep olduğunda, faydalanıcı ilgili belge ve faturaların kopyalarını (denetimler veya harcama doğrulamaları sırasında orijinalleri de istenebilir) AB Türkiye Delegasyonuna iletmelidir.