AB fonlu hibe projelerinde zeyilname ile değişiklik talebinde bulunmak için ne tür bilgi ve belgeler gereklidir? 

Zeyilname yoluyla yapılan bir değişiklik talebi gerekçelendirilmeli ve Sözleşme Makamının (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gerekli kararı alabilmesi için ilgili tüm bilgileri içermelidir. 

Değişiklik talebi için gerekli bilgiler özellikle şunları kapsamalıdır;

• Değişikliğin nedenleri ve gerekçeleri
• Değişikliğin, projenin/eylemin uygulanması ve bütçesi üzerindeki etkisine ilişkin ayrıntılı bilgiler (örn. özellikle projenin/eylemin bütçesi ve faaliyetleri üzerindeki etkileri).

AB Türkiye Delegasyonunun sözleşme makamı olduğu projerlerde Zeyilname yoluyla değişiklik talebi için aşağıdaki belgelerin hazırlanması tavsiye edilir;

• Önerilen değişiklik için gerekçeleri bildiren zeyilname talep mektubu. Mektubun imzalanıp mühürlenmiş olması tavsiye edilir,
• Önerilen değişikliklerle ilgili modifikasyonların metin üzerinde ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Description of Action-DoA- (Proje Metni) dokümanı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM),
• Önerilen değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Kavram Notu –Concept Note- (sözleşmenin bir parçası olarak) değişikliklerle ilgili bilgi içermese bile, yine de sunulması önerilir,
• Önerilen değişiklikler doğrultusunda sözleşmenin/projenin revize edilmiş bütçesi,
• "Diğer Finansman Kaynağı" (Other Source of Funding) belgesinin (sözleşmenin bir parçası olarak) de taleple birlikte sunulması tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.)

Yukarıda belirtilen belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (elektronik sürümler e-posta yoluyla) Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gönderilmesi tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.)

Sözleşmede zeyilname yoluyla yapılan değişikliğin, orijinal sözleşmeyi imzalayan aynı taraflarca, yani koordinatör örgüt ve Sözleşme Makamı tarafından imzalanması gerekmektedir. Zeyilname iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer.

Ayrıca, Sözleşme Makamının daha fazla açıklama talep etmesi halinde, değişiklik talebiyle ilgili destekleyici ek belgeler de sunulur.