Yedek akçe, ön finansman ödemelerinde (Pre-financing payments) hesaplanmaz ve ilave ön finansman ödemelerine (Further pre-financing payment) de dahil edilmez.
Yedek akçe sadece öngörülemeyen durumlar için kullanılabilir. Sözleşmeler, faydalanıcılara yedek akçeyi kullanma yetkisi vermez. Yedek akçe kullanımı, değerlendirmeyi yaparak vaka bazında karar alacak olan Sözleşme Makamının (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) önceden alınacak yazılı iznine tabidir.
Yedek akçe kullanımına izin verildiğinde, ilgili tutar bölünür ve projenin/eylemin özel ihtiyaçlarına göre ilgili bütçe başlıklarına tahsis edilir. Doğrudan maliyetlerin (direct costs) toplam miktarı daha yüksek olacağından, dolaylı maliyetler (indirect costs) de artacaktır. Özel Koşullar (Special Conditions) Madde 3'te belirtilen azami hibe miktarı değiştirilemeyeceğinden, yedek akçe kullanılırken bu durum göz önünde bulundurulmalıdır.
Yedek akçe kullanımı onayını almak için, gerekçeli yazılı talep, 'Zeyilname veya Yedek Akçe Kullanımı (Addenda and Use of contingency)' tablosu ve resmi raporlar, beyanlar vb. gibi tüm destekleyici belgelerin Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) ibraz edilmesi gerekmektedir.
Projenin kötü yönetiminden kaynaklanan durumlar, yedek akçe kullanımını haklı göstermek için bir neden olarak kabul edilmez.
Aşağıdaki örnek, yedek akçe kullanımı için talepte bulunmak üzere faydalanıcının hangi adımları izleyeceğini göstermek amacıyla hazırlanmıştır.
|
24 aylık bir proje uyguluyorsunuz. Ofis kiralanmış ve proje için çok fonksiyonlu bir yazıcı satın alınmıştır. Projenin 16. ayında, proje ofisine hırsız girmiş ve çok işlevli yazıcı çalınmıştır. Bu olaydan hemen sonra, kolluk kuvvetlerini bilgilendirdiniz ve yetkililer resmi açıklama ve tutanakları hazırladı. Şu anda projenin geri kalanı boyunca faaliyetleri verimli ve etkili bir şekilde uygulamak için çok fonksiyonlu bir yazıcıya ihtiyacınız var. Ancak aynı zamanda, bütçe başlıkları ve kalemleri arasında mali değişiklik yapamıyorsunuz. Çünkü, her bütçe kalemindeki tutarların tamamını projenin belirli görev ve faaliyetlerine halihazırda tahsis etmiş durumdasınız. Bütçenizde, yedek akçede 6.500 Avro tutarında bir tahsisat bulunmakta. Yeni bir çok fonksiyonlu yazıcı satın almak için ise 1.500 Avroya ihtiyacınız var. Bu şartlar altında, yedek akçedeki 6.500 Avrodan 1.500 Avroyu kullanmak için onay başvurusunda bulunmaya karar verdiniz. |
Yukarıdaki senaryoya dayanarak, faydalanıcının yedek akçe kullanımının onayı için aşağıdaki belge ve bilgileri hazırlaması ve Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) göndermesi önerilir:
- Faydalanıcının karşılaştığı durum hakkında yazılı açıklama ve gerekçe,
- Kolluk kuvvetlerinin resmi raporları, ifadeleri ve tutanakları,
- Yeni çok işlevli yazıcının fiyat ve teklifleri,
- Doldurulan 'Zeyilname veya Yedek Akçe Kullanımı (Addenda or Use of Contingency)' tablosu.
'Zeyilname veya Yedek Akçe Kullanımı (Addenda or Use of Contingency)' tablosunu doldururken, ilgili tüm hücreleri ve sütunları doldurun. 'Zeyilname/Yedek Akçe Kullanımı' (Addenda/Use of Contingencies) sütunu altında yer alan 'Yedek Akçe Tahsisi' (Provision for Contingency Reserve) hücresine '-1500' değerini girin. Ardından, aynı sütun altındaki '3.3. Makina, aletler vb. (3.3. Machines, Tools, etc)' hücresine de '1500' değerini girin.
Yukarıdaki senaryoya dayanarak doldurulmuş "Zeyilname veya Yedek Akçe Kullanımı' tablosu örneğine buradan ulaşılabilir.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Sıkça Sorulan Sorular Araması
Aşağıdaki formu kullanarak Sıkça Sorulan Sorular'da arama yapabilirsiniz.