Faydalanıcı, AB fonlu hibe projelerinin uygulama süresi (implementation period) için uzatma talep edebilir mi?

Uygulama süresinin uzatılması, uygulama süresi içinde istenebilir. Proje koordinatörü örgüt Genel Koşullar Madde 9 uyarınca uygulama süresinin uzatılmasını talep edebilir. 

Uzatma talebi, Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) tarafından değerlendirilmesi için gerekli tüm destekleyici gerekçelerle birlikte verilmelidir. Talep, uzatmanın yürürlüğe gireceği tarihten 30 takvim günü önce yazılı olarak Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yapılmalıdır.

Companion (Kılavuz) belgesinde de belirtildiği gibi, eylemin uygulama süresini uzatma konusundaki bir talep, AB’nin mali katkısının (ek fonlama olmadan) artışını içeremez ve her zaman Genel Koşullar Madde 9(1) uyarınca bir zeyilname ile süre uzatımı yapılabilir. Süre uzatım talepleri bütçenin harcanmayan tutarının harcanabilmesinden ibaret olmayan uygun bir gerekçe ile sunulmalıdır.

Zeyilname yoluyla bir uzatma talebinde bulunmak için aşağıdaki belgelerin hazırlanması önerilir;

• Önerilen uzatma için gerekçeleri ortaya koyan talep mektubu. Mektubun imzalanıp kaşelenmiş olması tavsiye edilir.
• Önerilen uzatmayla ilgili değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ modunda işlendiği DoA (Proje Metni) ve Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM),
• Önerilen uzatmayla ilgili değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Concept Note/Kavram Notu (sözleşmenin bir parçası olduğundan dolayı). Uzatma ile ilgili bilgi içermese de, uzatma talebi ile birlikte sunulması tavsiye edilir,
• Önerilen uzatmaya uygun şekilde revize edilmiş proje bütçesi. Gözden geçirilen bütçede aşağıdakilerin olması  tavsiye edilir;
  • Talep sırasında geçerli olan bütçe olması,
  • Projenin tamamı için önerilen revize edilmiş bütçe,
  • Projenin başlangıcından talep tarihine kadar tahakkuk eden maliyetler,
  • Uzatma döneminde tahakkuk ettirilecek maliyetler (öngörülen maliyetler),
  • Değişiklik yapılan her bütçe satırı için  bilgi ve gerekçeler,

"Diğer Finansman Kaynağı- Other Source of Funding " (sözleşmenin bir parçası olarak) belgesinin de talep ile sunulması tavsiye edilir. Bu belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (e-posta yoluyla) AB Türkiye Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gönderilmesi önerilir  (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu detaylar, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.)

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız