Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) sözleşmenin ekinde yer alan bütçeye uyulmasını beklemektedir . Ancak, projenin beklenen sonuçlarının etkilenmediği ve değişiklik hibe kararını veya hibe çağrısına başvuranların eşit muamele görmesi koşulunu değiştirmediği sürece, proje yürüten faydalanıcılar bütçe içinde belirli esnekliklerden yararlanabilir.
'Sonuçlar' (results) terimi şunları içerir: “genel hedef-etki” (overall objective-impact), “kısa ve orta vadeli etki” (outcome), “diğer etkiler” (other outcomes) ve “çıktılar” (outputs).
Şüphe durumunda, planlanan değişikliklerin projenin beklenen sonuçlarını etkileyip etkilemediği konusunda Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yetkilisi ile önceden temasa geçilmesi önemle tavsiye edilir. Projenin beklenen sonuçları etkilenmedikçe, faydalanıcılar mali açıdan aşağıdakileri yapabilir:
- Bütçe kalemleri arasında aktarım veya bunların iptali ya da aynı bütçe başlığı içinde yeni kalemlerin eklenmesi,
- Yapılıcak aktarımın ilgili ana başlıklarda %25’ten fazla bir değişime (gerek artış gerekse azalma) neden olmaması halinde, bütçenin bir kısmının bir ana başlıktan diğerine aktarılması (Örneğin “1. Human Resources” bütçe başlığından “4. Local Offices" başlığına).
Bütçede art arda veya daha önce yapılan tek taraflı değişikliklerin AB Türkiye Delegasyonu tarafından kümülatif olarak dikkate alınacağını lütfen unutmayın.
Örneğin; bir bütçe başlığı zaten ilk değerinin %20'si kadar tek taraflı bir değişiklikle artırıldı ise (projenin/eylemin orijinal bütçesinde belirtildiği gibi veya bir zeyilname yoluyla değiştirildiğinde), bu başlık başlangıç değerinin en fazla %5'i oranında artırılabilir (böylece toplam da başlangıç değerinin %25lik sınırına ulaşabilir).
Sözleşme Makamını (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) bilgilendirirken, bütçenin hali hazırda yapılmış kümülatif değişikliklerini gösteren karşılaştırmalı bir bütçe tablosunun da sunulması gerekir.
|
Örnek 1: 24 aylık bir proje yürütüyorsunuz ve sözleşmenizin Genel Koşullarında belirtildiği gibi %25 kuralına uygun olarak bütçede bir tek taraflı değişiklik (küçük değişiklik) yapmak istiyorsunuz. Sözleşmenizin orijinal bütçesinde, “4.Local Office” bütçe başlığı altında '4.1 Vehicle Cost” (Araç Maliyeti) için bir tahsisat vardır. Tahsisin birim değeri 24 ay boyunca ayda 500 Avro tutarındadır. Ayrıca bu tahsisatı değişiklik yapma zamanına kadar 12 ay harcamış durumdasınız. Bu arada, belediye ile bir işbirliği anlaşması yaptınız ve belediye yaz aylarında 3 ay boyunca kullanmanız için bir araç sağlamayı vaadetti. Bu şartlar altında, önümüzdeki 12 ay için bu tahsisatı kullanmamaya karar verdiniz ve aracı kalan 12 ay yerine 9 ay süreyle kiralamaya devam etmek istiyorsunuz. Yine, orijinal bütçede seminerler düzenlemek için '1.3.3 Seminar/conference participants’ (Seminer/konferans katılımcıları) adlı bir bütçe kaleminiz var. Bu tahsisatın birim sayısı (number of units) 100 (person-kişi) ve birim değeri (unit value) 100 Avrodur. Projenin ilk 12 ayında düzenlediğiniz seminere 20 kişi katılmıştır. Ancak, seminerler için planladığından daha fazla talep olduğunu fark ettiniz. Seminer katılımcıları için ayrılan bütçedeki “100” birim projenin geri kalan süresinde mevcut talebi karşılamak için yeterli olmayacak. Bu nedenle, daha fazla insanın seminerlerden yararlanabilmesi için tahsisatta belirtilen birim sayısını "100"den "115"e çıkarma kararı aldınız. Bu değişikliği yapmak için, '4.1 Vehicle Cost” (Araç Maliyeti) kaleminden 1.500 Avroyu (araç kiralama için gerekli 3 aylık maliyet) '1.İnsan Kaynakları' (1.Human Resources) altındaki '1.3.3 Seminar/conference participants (1.3.3.Seminer/konferans katılımcıları) bütçe kalemine aktarmayı planlıyorsunuz. 1.500 Avronun “1.3.3 Seminar/conference participants” (Seminer/Konferans katılımcıları) kalemine aktarılması ile tahsisin birim maliyeti artıırlmadan 15 kişi daha seminerlere katılabilecektir. Tek taraflı değişikliği (küçük değişiklik) yapabilmek için aktarımın toplam tutarının (1.500 Avro) Genel Koşullar Madde 9.4 uyarınca %25 kuralının sınırları içinde kalması gerektiğini lütfen unutmayın. 1.500 Avro, “Local Office’ (Yerel Ofis) bütçe başlığının toplam tutarının %25'ini veya toplam “Human Resources’ (İnsan Kaynakları) başlığı tutarının %25'ini geçmemektedir. Bu şartlar altında, AB Türkiye Delegasyonundaki proje yöneticinizi resmi yazışmalarla bilgilendirerek tek taraflı değişiklik süreci yoluyla bu değişikliği talep edebilirsiniz.. Bu senaryoya dayalı tek taraflı değişiklik için örnek " Modified Budget Table - Değiştirilmiş Bütçe Tablosu" örneği için [email protected] mail atın. Bu senaryoya dayalı tek taraflı değişikliği (küçük değişikliği) açıklamak için örnek bir değişiklik talebi mektubu örneği için [email protected] mail atın. |
Ayrıca STGM tarafından üretilmiş “AB Projelerinde Küçük Değişiklik Nasıl Yapılır?” isimli videoya da bakabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Sıkça Sorulan Sorular Araması
Aşağıdaki formu kullanarak Sıkça Sorulan Sorular'da arama yapabilirsiniz.