Bir AB fonlu hibe projesinin teknik raporları ile birlikte ne tür ekler, destekleyici belgeler sunulmalıdır? 

Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) teslim edilecek teknik raporun ekler kısmında aşağıdakiler (asgari olarak) yer almalıdır:

• Raporlama döneminde düzenlenen her tür etkinliğe (atölye çalışmaları, eğitim, konferanslar, vb.) ait gündem, kısa rapor, fotoğraflar, sunumlar, değerlendirme formları (varsa), etkinlik raporu, katılımcı listesi ve katılımcı imza listesi gibi dokümanlar . Herhangi bir nedenden dolayı katılımcıların imzalarının alınması mümkün değilse, gerekçeler teknik raporda kısaca açıklanmalıdır,
• Proje kapsamında üretilen tüm belgeler, yayınlar vb. ile ilgili tablo formatında bir liste. Bahsi geçen bu dokümanlar ve yayınlar eğer ara rapor dönemlerinde üretilmiş ise, teslim edilecek ara raporlarda elektronik kopyalarının eklerin bir parçası olarak yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin ise nihai rapor ile birlikte sunulması gerekir,
• Proje kapsamında üretilen ve kullanılan tüm görünürlük malzemelerine ilişkin tablo formatında bir liste. Bahsi geçen bu materyaller eğer ara rapor dönemlerinde üretilmiş ve kullanılmışsa teslim edilecek ara raporlarla birlikte elektronik kopyalarının da eklerde yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin ise nihai rapor ile birlikte sunulması gerekir. Tüm Görünürlük öğelerinin, üretime geçilmeden önce AB Türkiye Delegasyonuna onay için yollanması tavsiye edilir. 
• Temin edilen malzemelerin (bilgisayar, yazıcı, video, kamera, vb.) tablo formatında listesi – bu tablo sadece nihai raporla birlikte sunulur,
• Raporlama süresi içinde yapılmış değişiklikleri kapsayan, güncellenmiş iletişim stratejisi ve görünürlük planı – güncellenmiş iletişim stratejisi ve görünürlük planları sadece ara raporlarla birlikte sunulur,
• (Üçüncü Kişilere Mali Destek sağlanması durumunda): Çağrı kapsamında üretilen tüm belgelerin listesi (Yayın, Yönergeler, Değerlendirme tabloları ve raporları, vb.). Bahsi geçen bu materyaller eğer ara rapor dönemlerinde üretilmiş ve kullanılmışsa teslim edilecek ara raporlarda elektronik kopyalarının ek olarak yer alması tavsiye edilir. Basılı örneklerinin nihai rapor ile birlikte sunulması gerekmektedir.

Orijinal destekleyici belgeler yerel dilde olabilir. Sözleşme Makamının (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) talep etmesi halinde, bu tip belgelerin ana unsurlarının sözleşmenin yapıldığı dile çevirisi yapılmalı ve bu çeviriler raporların eklerinde yer almalıdır. 

Ayrıca STGM tarafından üretilmiş “Teknik Final Raporu Hazırlama Eğitimi”,

“Finansal Final Raporu Hazırlama Eğitimi” ve

“Teknik ve Finansal Ara Rapor Nasıl Hazırlanır” isimli videolara da bakabilirsiniz.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız