Türkiye’de 2004-2008 yılları arasında sivil toplum hukukunda önemli değişiklikler olmuştur. Sivil toplum örgütlerini ilgilendiren yasal konular farklı kanun ve yönetmelik maddeleri ile düzenlenmiş olduğu için de uygulamada kafa karıştırıcı şeyler yaşanabilmektedir. 15 yıllık deneyimimizle sivil toplum örgütlerindeki bu kafa karışıklığını gidermeyi ve mevzuat ve uygulamalar konusunda bilgi vermeyi hedefliyoruz.
Medeni Kanun’un 56. maddesinde dernekler; gerçek veya tüzel en az 7 kişinin kazanç paylaşma dışında belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları, tüzel kişiliğe sahip kişi toplulukları olarak tanımlanmaktadır.
Bu noktada, bir dernek kurmanız için öncelikle, yukarıda ilgili mevzuat kapsamında belirtilen şartlara sahip, en az yedi gerçek veya tüzel kurucuya ihtiyacınız olduğunu unutmayınız.
Kurucularınızı belirledikten sonra aşağıda belirtilen belgeler ile derneğin kurulacağı yerin en büyük mülki amirliğine başvurmanız gerekmektedir.
- Dernekler Yönetmeliği’nde örneği bulunan, dernek kurucuları tarafından doldurulmuş ve imzalanmış “Kuruluş Bildirimi Formu”,
- Kurucular tarafından her sayfası imzalanmış bir adet dernek tüzüğü,
- Dernek kurucuları arasında tüzel kişiliklerin bulunması halinde; bu tüzel kişilerin unvanı, yerleşim yeri ve kuruluş belgesi ile tüzel kişiliklerin organları tarafından yetkilendirilen gerçek kişi de belirtilmek kaydıyla bu konuda alınmış kararın örneği,
- Kurucular arasında yabancı dernek veya dernek ve vakıf dışında kar amacı gütmeyen kuruluşlar bulunması halinde, bu tüzel kişilerin derneklere kurucu olabilmesine dair İçişleri Bakanlığınca izin verildiğini belirten dernek kurucuları tarafından imzalanmış yazılı beyan,
- Kurucular arasında yabancı uyruklular varsa, bunların Türkiye'de yerleşme hakkına sahip olduklarını gösterir belgelerin örnekleri,
- Dernek merkezinin (ikametgah) tapu kütüğünde mesken olarak gösterilen yerlerde bulunacak olması halinde kat malikleri kurulunun oybirliği ile alacağı karar örneği (muvafakatname).
İlgili mevzuat kapsamındaki inceleme sürecinin tamamlanması ve kuruluş bildiriminde, tüzükte ve belgelerde kanuna aykırılık veya noksanlık bulunmaz ya da bu aykırılık veya noksanlık belirli sürede giderilmiş bulunursa; keyfiyet derhâl derneğe yazıyla bildirilir ve dernek, dernekler kütüğüne kaydedilir.
Gerek Medeni Kanun’un 59. maddesi gerekse de Dernekler Yönetmeliği’nin (“Yönetmelik”) 5. maddesi, derneklerin kuruluş bildiriminin, dernek tüzüğünün ve Yönetmelik’te belirtilen ilgili belgelerin yerleşim yerinin bulunduğu yerin en büyük mülki idare amirliğine teslimi ile tüzel kişilik kazanacağını belirtmektedir.
Şöyle ki, Medeni Kanun’un 60. maddesi uyarınca kuruluş bildirimi ve belgelerin doğruluğu ile dernek tüzüğü, en büyük mülki amir tarafından teslimden sonra 60 gün içerisinde dosya üzerinden incelenir. Kuruluş bildiriminde, tüzükte ve kurucuların hukuki durumlarında herhangi bir kanuna aykırılık ya da noksanlık tespit edilmesi durumunda bunların giderilmesi ya da tamamlanması derhal kuruculardan istenir. Bu istemin tebliğinden başlayarak otuz gün içinde belirtilen noksanlık tamamlanmaz ve kanuna aykırılık giderilmezse; en büyük mülkî amir, yetkili asliye hukuk mahkemesinde derneğin feshi konusunda dava açması için durumu Cumhuriyet savcılığına bildirir. Cumhuriyet savcısı mahkemeden derneğin faaliyetinin durdurulmasına karar verilmesini de isteyebilir.
Bu kapsamda derneğin tüzel kişiliğini yukarıda bahsi geçen davanın sonucuna bağlı olarak kaybedeceğinin altını çizmemiz gerekir.
Dernekler Yönetmeliği’nin 4. ve 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 2. maddesinde, “dernek yerleşim yeri” derneğin yönetim faaliyetlerinin yürütüldüğü yer olarak tanımlanmaktadır. Dernekler Yönetmeliği’nin 5. maddesi ve devamında derneğin kuruluş işlemleri ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Dernekler Yönetmeliği’nin 5. maddesine göre, dernek kurucuları tarafından imzalanmış “kuruluş bildirimi” ile maddede yazılı ekler, derneğin kurulacağı yerin mülki idare amirliğine verilir. “Kuruluş bildirimi” matbu bir evrak olup, bu bildirimde dernek yerleşim yeri bölümünün de doldurulmuş olması gereklidir. Bu kuruluş bildirimi ve eklerinin mülki idare amirliğine verilmesiyle dernek tüzel kişilik kazanır. Kuruluş bildiriminde dernek yerleşim yerine ek olarak, kurucu olan kişilerin yerleşim yerlerinin de bildirilmesi gerekir.
Uygulamada, kuruluş aşamasında bulunan bir dernek için, kuruluş işlemlerini takibe fiilen elverir ölçüde, geçici olarak bir yerleşim yerinin bildirilmesi mümkündür. Yapılan başvuru akabinde, mülki idare amiri ya da yetkilendireceği dernek birimleri tarafından yapılan inceleme neticesinde durum, bir yazı ile dernek geçici yönetim kurulu başkanlığına bildirilir ve derneğin dernekler kütüğüne kaydı yapılır. Bu süreçten sonra, derneğin altı ay içerisinde genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturması zorunludur. Derneklerin kuruluş işlemlerini başlatması ile birlikte ikametgâh sahibi olmaları beklenmemektedir. Bir derneğin, gerçek ya da tüzel bir kişiye ait bir yeri, yerleşim yeri olarak belli bir süre kullanmasında hukuka aykırı bir yön bulunmamaktadır. Bu yerin kiralık bir yer olması durumu değiştirmez. Malik ya da kiracı, o yerde ikamet eden kişi ile dernek arasında yerin belli bir bölümünün derneğe tahsis edildiğine dair bir sözleşme yapılması faydalı olacaktır. Ancak, böylesi bir hâlde, yeri kiraya veren kişinin, asıl kiraya vereni ile yapmış olduğu kira kontratına aykırı bir durum oluşup oluşmadığının dikkate alınması gereklidir. Kira sözleşmesiyle alt kira ya da mecuru bir başkasına kullandırma hâllerinin yasaklandığı durumlarda, kiracının bu yeri derneğe kullandırması mümkün olamayacaktır. Ancak, derneğin faaliyete başlamasıyla birlikte bağımsız bir ikametgâha sahip olması, uygulamada dernek işlemlerinin yürütülmesi için en sağlıklı yöntemdir. Faaliyette bulunma ve tüm yasal işlemlerin takibi açısından derneğin bağımsız bir ikametgâha sahip olması, tüm bu süreçle birlikte fiili ve yasal bir zorunluluk olarak karşınıza çıkabilecektir.
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 24/1. maddesinde, tapuya iş yeri veya mesken olarak kayıtlı olma ayrımı yapılmaksızın apartmanlarda açılamayacak iş yerleri tek tek sayılmıştır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 24/2. maddesinde ise, kat malikleri kurulunun oy birliği ile açılabilecek iş yerleri belirtilmektedir. “Madde 24/1- Ana gayrimenkulün, kütükte mesken, iş veya ticaret yeri olarak gösterilen bağımsız bir bölümünde hastane, dispanser, klinik, poliklinik, ecza laboratuvarı gibi müesseseler kurulamaz; kat maliklerinin buna aykırı sözleşmeleri hükümsüzdür, dispanser, klinik, poliklinik niteliğinde olmayan muayenehaneler bu hükmün dışındadır.” Derneğin bulunduğu yer tapuda iş yeri olarak kayıtlıysa, dernek merkezi 24/1. maddenin kapsamı içine girmez. Yasa koyucu, açılması yasak olan iş yerlerini sınırlayıcı olarak saymıştır. Bir dernek merkezinin hastane, dispanser, klinik, poliklinik ve ecza laboratuvarı gibi müesseseler kapsamında olmadığı açıktır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 24/2. maddesinde, kütükte mesken olarak kayıtlı yerlerde kat malikleri kurulunun oy birliği ile açılabilecek iş yerleri sayılmaktadır. “Madde 24/2- Ana gayrimenkulün, kütükte mesken olarak gösterilen bağımsız bir bölümünde sinema, tiyatro, kahvehane, gazino, pavyon, bar, kulüp, dans salonu ve emsali gibi eğlence ve toplantı yerleri ve fırın, lokanta, pastane, süthane gibi gıda ve beslenme yerleri ve imalathane, boyahane, basımevi, dükkân, galeri ve çarşı gibi yerler, ancak kat malikleri kurulunun oy birliği ile vereceği kararla açılabilir”. Dernek merkezinin bulunduğu daire tapuda mesken olarak kayıtlı ise, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 24/2. maddesi hükümlerini tartışmak gerekir. Bu madde ile bazı iş yerlerinin açılmasının yasaklanmasındaki amaç, bina içinde oturanların can güvenliği açısından tehlike yaratan müesseselerin meskenler arasında bulunmasına engel olmaktır. Kanunun 24/2. maddesinde, sinema, tiyatro, kahvehane, gazino, pavyon, bar, kulüp, dans salonu ve emsali gibi eğlence ve toplantı yerleri için kat maliklerinin tümünün onayı aranmaktadır. Derneğin toplantı yeri ise, başta sayılan yerlerin emsali niteliğinde eğlence ve toplantı yeri kapsamında değildir. Ancak, dernek merkezinde yukarıda sayılan faaliyetlerin yürütüldüğü bir lokal var ise, o zaman lokal açısından 24/2. maddenin uygulanması söz konusu olabilir. Bu durumda, kat maliklerinin onayını almak gerekecektir.
Sonuç olarak, dernek merkeziniz tapuya işyeri olarak kayıtlı ise, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 24/1. maddesi kapsamına girmemektedir. Derneğinizin bulunduğu daire tapuya mesken olarak kayıtlı ise, durumu özel koşullara göre yukarıdaki bilgiler ışığında değerlendirmek gerekir.
Dernekler aynı il içinde adres değişikliği yapacaklarsa bu değişiklik için dernek yönetim kurulunun karar alması gerekir ve genel kurul kararına gerek yoktur. Değişiklik kararı 45 gün içinde DERBİS üzerinden İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne bildirilir.
Dernek eğer başka bir ildeki adrese taşınacaksa, genel kurul kararı alınmalıdır. Yine karar alındıktan sonra 45 gün içinde 45 gün içinde DERBİS üzerinden İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne bildirilir.
Dernekler Kanunu’nun 4. maddesi uyarınca, her derneğin bir tüzüğünün bulunması ve bu tüzüğün aşağıda belirtilen hususları içermesi gerekmektedir.
- Derneğin adı ve merkezi,
- Derneğin amacı ve bu amacı gerçekleştirmek için dernekçe sürdürülecek çalışma konuları ve çalışma biçimleri ile faaliyet alanı,
- Derneğe üye olma ve üyelikten çıkmanın şart ve şekilleri,
- Genel kurulun toplanma şekli ve zamanı,
- Genel kurulun görevleri, yetkileri, oy kullanma ve karar alma usul ve şekilleri,
- Yönetim ve denetim kurullarının görev ve yetkileri, ne suretle seçileceği, asıl ve yedek üye sayısı,
- Derneğin şubesinin bulunup bulunmayacağı, bulunacak ise şubelerin nasıl kurulacağı, görev ve yetkileri ile dernek genel kurulunda nasıl temsil edileceği,
- Üyelerin ödeyecekleri giriş ve yıllık aidat miktarının belirlenme şekli,
- Derneğin borçlanma usulleri,
- Derneğin iç denetim şekilleri,
- Tüzüğün ne şekilde değiştirileceği,
- Derneğin feshi halinde mal varlığının tasfiye şekli.
İlgili mevzuat hükümleri uyarınca, yeni kurulan derneklerin, kuruluş bildiriminde, tüzüğünde ve diğer belgelerinde kanuna aykırılık veya noksanlığın bulunmaması ya da kanuna aykırılık ve noksanlığın verilen süre içerisinde giderilmesi durumunda, keyfiyetin derneğe yazılı olarak valilik tarafından bildirilmesinden itibaren altı ay içinde derneğin ilk genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturması zorunludur.
Unutmamalıyız ki, derneğiniz usul sonucunda dernekler kütüğüne kayıt olmuş ise yetkili makamlar tarafından dernek hakkında bir soruşturma başlatılmış olması, kural olarak genel kurul yapılmasına ve derneğin faaliyetlerine devam etmesine engel teşkil etmez. Aksine, ilk genel kurulun kanunda öngörülen sürede yapılmamış olması, Medeni Kanun’un 87. maddesi gereğince derneğin kendiliğinden sona ermiş sayılması anlamına gelir ve bu durumda her ilgili, sulh hakiminden derneğin kendiliğinden sona erdiğinin tespitini isteyebilir. Bu noktada sadece derneğin feshi için bir dava açılmış olmasının, derneğin yasal işlemlerini yapmasına bir engel teşkil etmediğini aklımızda bulundurmamız gerekir. Ancak, mahkeme tarafından dernek hakkında faaliyetten alıkoyma kararı verilmesi mümkündür. Mahkeme tarafından bu şekilde bir alıkoyma ya da durdurma kararı mevcut değilse, derneğin yasal statüsü devam ettiğinden olağan genel kurul toplantısının kanunda öngörülen şekilde yapılması gerekmektedir.
Ancak, inceleme evresinde (kuruluş bildirimi ve eklerini teslim ettikten sonra ve fakat dernekler kütüğüne kaydedilmeden önce) dernekler masası, derneğinizin feshi için bir dava açar ise, bu durumda Dernekler Yönetmeliği’nin 12. Maddesine göre altı aylık ilk genel kurul yapma süresi, mahkemenin tüzüğünüzde hukuka herhangi bir aykırılık bulunmadığını belirterek davayı reddetmesinin ardından işlemeye başlayacaktır.
Dernek olağan genel kurul toplantıları, dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda yapılır. Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur ve bu üç yıllık süre üst sınır olarak belirlenmiştir. Olağan genel kurul toplantısının iki defa üst üste yapılamaması halinde, her ilgilinin, sulh hâkiminden, derneğin kendiliğinden sona erdiğinin tespitini isteyebileceğini unutmamalıyız.
Dernek olağanüstü genel kurul toplantısı ise yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde toplanır.
Dernekler, genel kurul toplantısı yapılmadan önce birtakım hazırlıklar yapmak zorundadır. Şöyle ki; yönetim kurulu öncelikle dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az on beş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının, geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır. Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
Genel kurula çağrı usulü yukarıda belirtilen şekilde gerçekleştirildikten sonra, belirlenen tarihte genel kurul toplantısı için katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler. Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.
Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanması ile sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.