Ana içeriğe atla
Image
stgm
Share

STGM Tarafından Uygulanmış Hibe Programları

07.10.2020
STGM, Ağustos 2018’de uygulamasına başladığı ve halen yürütmekte olduğu BİRLİKTE Yerel STÖ’ler Kurumsal Destek Programı’ndan önce de özellikle yerelde çalışmalar yürüten sivil toplum örgütlerinin (STÖ) çeşitli projelerinin desteklenmesi için hibe programları yürüttü.

Avrupa Birliği tarafından finansmanı sağlanan 7 ayrı hibe programı ile, insan hakları, toplumsal cinsiyet eşitliği ve kadın hakları, engelli hakları, çocuk hakları, gençlik hakları, çevre ve doğanın korunması ve kültürel haklar alanlarında, sivil toplum örgütleri tarafından geliştirilen ve uygulanan 176 hibe projesine yaklaşık 3.600.000 Euro tutarında hibe desteği sağlanmış oldu. STGM’nin temel rolü, programların özellikle de STGM hedef kitlesi olan yerel STÖ’lerin ihtiyaç ve niteliklerine uygun şekilde tasarlanarak geliştirilmesi, teknik uygulama süreçlerinin yürütülmesi, uygulamada yararlanıcı STÖ’lere teknik destek sağlayarak süreçlerin kolaylaştırılması ve hibe projelerinin izleme ve raporlanması idi. Bir alt-hibe programı olarak yürütülen BİRLİKTE Destek Programı’ndan farklı olarak, Merkezi Finans ve İhale Birimi’nin Sözleşme Makamı olduğu bu programların bir kısmında da Avrupa Birliği Başkanlığı yararlanıcı kurum olarak yer aldı.
 
STGM, bu hibe programlarının tasarımları başta olmak üzere, tüm uygulama süreçlerinde, programların hedef kitlesi olan hibe projesi uygulama deneyimi görece az yerel STÖ’lerin yararlanmasını kolaylaştırabilmek için etkin rol aldı, kurumlar nezdinde savunuculuk faaliyetleri yürüttü, teknik bilgi ve deneyim toplantıları ile yararlanıcıları ve kilit paydaşları bilgilendirip güçlendirdi. Türkiye’de ilk kez standart Avrupa Birliği hibe projesi başvuru şablonlarının dışına çıkılarak basitleştirilmiş başvuru şablonları ve prosedürleri ile yerel STÖ’lerin faydalanması için uygulanmış “Yerel Düzeyde Sivil Katılımın Güçlendirilmesi” hibe programını geliştirdi ve uyguladı. Yaklaşık 10 yıla yayılan bir uygulama sürecinde her bir projeye en az ikişer izleme ziyareti gerçekleştirildi, telefon, e-posta ve Hibe Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) aracılığıyla düzenli teknik destek sağlandı. Bu uzun ve kesintisiz uygulama dönemi STGM’ye bu alanda benzersiz nitelikte bir kurumsal deneyim biriktirme olanağı sağlamış oldu. STGM, 10 yılı aşan bu bilgi ve deneyim birikimini, AB destekli bir “alt-hibe uygulaması” olan BİRLİKTE Yerel STÖ’ler Kurumsal Destek Programı’nın yaratılması sürecine yansıttı.

Share
Sıkça Sorulan Sorular

Uygulama süresi (implementation period), faydalanıcının tüm bileşenleri ve faaliyetleri uygulamak ve projenin ödemelerini yapmak zorunda olduğu bir zaman dilimidir. İcra süresi (execution period) ise, faydalanıcıların sözleşmedeki yasal yükümlülüğünün, Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) tarafından nihai tutarın kalanının ödenmesine kadar olan ve uygulama süresinin bitiminden itibaren (Genel Koşulların 12.5. maddesi uyarınca ertelenmesi durumu hariç) en uzun haliyle 18 aylık bir süre anlamında gelir.

Proje ile ilgili harcamalar uygulama süresi içinde yapılmalıdır. Yani, faydalanıcı, uygulamanın başlangıç tarihinden önce ve uygulamanın bitiş tarihinden sonra harcama yapmamalıdır.  Uygulamanın başlangıç ve bitiş tarihleri sözleşmenin özel şartlarının 2. maddesinde belirtilir.

Projenin uygulama döneminden sonra ortaya çıkabilecek harcama doğrulaması, denetim ve projenin nihai değerlendirmesi de dahil olmak üzere nihai raporlarla ilgili maliyetler için bir istisna yapılır. Bu maliyet (500 Avronun üzerindeki tutarlar) nihai mali raporda (Ek G/ Ek VI) yer alan "Nihai finansman kaynakları - Final sources of funding " belgesindeki "Bekleyen ödemeler listesinde - The list of pending payments " açık bir şekilde gösterilmelidir. Listede şu  ayrıntılar verilmelidir: Tedarikçinin adı, sözleşmenin amacı (nihai denetim, etki izleme,...), Avro olarak tutarı, vade tarihi, referans belgesi (fatura/sözleşme tarihi ve numarası), açıklama ve yorumlar (neden hala ödenmemiş?).

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.

Genel Koşullar Madde 9.5'te belirtildiği üzere, adres, banka hesabı veya denetçi değişikliği durumunda, faydalanıcı Sözleşme Makamını (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) bilgilendirmelidir. Denetçi değişikliğiyle ilgili olarak, Sözleşme Makamının denetçinin bağımsızlığı veya mesleki standardını göz önünde bulundurularak yeni denetçiye itiraz etme hakkı vardır.

Companion belgesinde (Kılavuz) belirtildiği üzere, değişikliklere ilişkin bildirimler yazılı biçimde olmalıdır. Adres, banka hesabı veya denetçi değişikliğini resmileştirmek için Sözleşme Makamından gelecek bir onay mektubuna gerek yoktur. Ancak Sözleşme Makamı, Koordinatörün mektubunu almasından itibaren (mümkünse) 30 gün içinde bildireceği haklı nedenlerle Koordinatör tarafından yapılan seçime itiraz edebilir. 

Her tür değişiklik Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) ile yazışma yoluyla yapılmalıdır.  Sözleşme değişiklikleri, hibe kararının dayandığı  ilkeye veya başvuru sahiplerinin eşit muamele görmesi koşuluna aykırı olmamalıdır. Değişiklikler konusunda sözlü anlaşma, taraflar için yasal olarak bağlayıcı bir usul olarak kabul edilmez.  Değişiklik talebinden önce, bir zeyilname (addendum) düzenlemenin gerekli olup olmadığını belirlemek için Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) ile temasa geçmeniz tavsiye edilir.

Sözleşmenin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, ekleri de dahil olmak üzere sözleşmeye ilişkin herhangi bir değişiklik talebi, ancak sözleşmenin uygulama süresi içinde yapılabilir. 

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.

AB Fonlu proje sözleşmelerinin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, faydalanıcı değişiklik talebini, değişiklik gerekliliğini tespit eder etmez ve tek taraflı değişikliklerde, talep edilecek değişikliğin uygulamaya geçirilmesinden önce, ilgili değişiklik talebini yazılı olarak Kontrat Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) sunmalıdır. Zeyilname (Addendum) düzenleyerek yapılacak değişiklikler için, faydalanıcı, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihten 30 gün önce Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yazılı bir şekilde resmi başvuru yapmalıdır. Sözleşmelerin uygulama süresinin bitiminden sonra değiştirilemeyeceği unutulmamalıdır.

Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.

Zeyilname yoluyla yapılan bir değişiklik talebi gerekçelendirilmeli ve Sözleşme Makamının (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gerekli kararı alabilmesi için ilgili tüm bilgileri içermelidir. 

Değişiklik talebi için gerekli bilgiler özellikle şunları kapsamalıdır;

  • Değişikliğin nedenleri ve gerekçeleri
  • Değişikliğin, projenin/eylemin uygulanması ve bütçesi üzerindeki etkisine ilişkin ayrıntılı bilgiler (örn. özellikle projenin/eylemin bütçesi ve faaliyetleri üzerindeki etkileri).

AB Türkiye Delegasyonunun sözleşme makamı olduğu projerlerde Zeyilname yoluyla değişiklik talebi için aşağıdaki belgelerin hazırlanması tavsiye edilir;

  • Önerilen değişiklik için gerekçeleri bildiren zeyilname talep mektubu. Mektubun imzalanıp mühürlenmiş olması tavsiye edilir,
  • Önerilen değişikliklerle ilgili modifikasyonların metin üzerinde ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Description of Action-DoA- (Proje Metni) dokümanı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM),
  • Önerilen değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Kavram Notu –Concept Note- (sözleşmenin bir parçası olarak) değişikliklerle ilgili bilgi içermese bile, yine de sunulması önerilir,
  • Önerilen değişiklikler doğrultusunda sözleşmenin/projenin revize edilmiş bütçesi,
  • "Diğer Finansman Kaynağı" (Other Source of Funding) belgesinin (sözleşmenin bir parçası olarak) de taleple birlikte sunulması tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.)

Yukarıda belirtilen belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (elektronik sürümler e-posta yoluyla) Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gönderilmesi tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından  gözlemlenmiştir.)

Sözleşmede zeyilname yoluyla yapılan değişikliğin, orijinal sözleşmeyi imzalayan aynı taraflarca, yani koordinatör örgüt ve Sözleşme Makamı tarafından imzalanması gerekmektedir. Zeyilname iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer.

Ayrıca, Sözleşme Makamının daha fazla açıklama talep etmesi halinde, değişiklik talebiyle ilgili destekleyici ek belgeler de sunulur.

İlgili Playlistler
Image
STGM Destekleri

STGM Destekleri

STÖ’lerin ve gönüllülerin hem gündelik hem de yapısal ihtiyaçları göz önünde bulundurarak yapılandırdığımız destekleri inceleyebilirsiniz.