Ana içeriğe atla
Image
Birlikte mentörlük
Share

Kurumsal Mentorluk Programı

10.09.2020
Kurumsal Mentorluk Programı, BİRLİKTE Yerel STÖ’ler Kurumsal Destek Programı’nın, kurumsal hibe desteği ile iki yıl boyunca eş zamanlı uygulanan diğer destek mekanizması kurumsal gelişim için uygulanan mentorluk programıdır.

Kurumsal Mentorluk Programının Temel Hedefi

Kurumsal mentorluk programının temel hedefi programdan faydalanıcısı STÖ’lerin kurumsal kapasitelerinin geliştirilmesi ve kurumsal kapasite gelişimi sürecinin bir kurum kültürüne dönüşerek düzenli ve sistemli şekilde uygulanmasının sağlanmasıdır. Bu yolla kurumsal gelişim sürecine dahil olan STÖ’nün sürdürülebilir olması ve çalışma alanında sürekli yükselen bir grafikle fayda ve etki yaratmaya devam etmesi amaçlanmaktadır.

BİRLİKTE Mentorluk Programı 5 mentorun tam zamanlı olarak 2 yıl boyunca programdan faydalanıcısı 42 STÖ’ye birebir destek sağlayacağı şekilde kurgulandı. Mentorlar birlikte çalıştıkları STÖ’lere kurumsal gelişim süreçlerinde yol arkadaşlığı yapıyor. Örgütlerin kurumsal yapılarının güçlendirilmesi, kurumsal sürdürülebilirliklerinin ve etki yaratabilme kapasitelerinin artırılması, hedeflenen yönetim olgunluğunun sağlanması için yapılandırılmış ve uzun süreli bir teknik destek sağlıyor, kolaylaştırıcılık yapıyorlar.

Bunun yanı sıra mentorluk programı kapsamında STÖ’lere kurumsal gelişim süreci boyunca rehberlik etmesi, bilgi ve yöntem sağlaması için çeşitli araçlar ve kaynaklar da sağlanıyor.

Kurumsal Mentorluk Programı da STÖ Kurumsal Gelişim Modeli

BİRLİKTE programı kapsamında sağlanan kurumsal mentorluk desteği yine BİRLİKTE programı kapsamında geliştirilen STÖ kurumsal gelişim modelini temel alarak uygulanan bir kurumsal kapasite geliştirme sürecine dayanır. STÖ kurumsal gelişim modeli, aslen STÖ’lerin kurumsal kapasite gelişimine çerçeve oluşturacak bir yönetim modeline, yönetim ve gelişim süreçleri boyunca örgütlere pusula olacak 5 temel ilkeye, iç ve dış paydaş memnuniyetinin düzenli takibine, planlama ve uygulama süreçlerinin  periyodik şekilde izlenip değerlendirilmesi ve yeni iyileştirmelerin planlanıp uygulanması döngüsüne dayanır. 

Kurumsal gelişim modelinin çatısını oluşturan yönetim modelinin nihai hali, çeşitli yönetim model ve sistemlerinin hem sivil alanda hem de yönetim modelleri alanında deneyimli uzmanlarca incelenmesi, tartışılması ve sivil toplumun ve BİRLİKTE Programının ihtiyaçlarına göre uyarlanarak şekillenmesinin ardından, 5 aylık bir sürecin sonunda ortaya çıktı.

Oluşturulan bu yönetim modeli, bir sivil toplum örgütünün planlama ve uygulama süreçleri altında yer alan yedi örgütsel yönetim unsurunu (yönetişim ve karar alma; stratejik planlama; çalışanlar ve gönüllüler; işbirlikleri, ortaklıklar ve ağlar; kaynaklar; çalışma alanı ve iletişim) ve ölçme ve iyileştirme süreçleri altında da üç örgütsel yönetim unsurunu (faydalanıcı/hedef kitle memnuniyeti; çalışan ve gönüllü memnuniyeti ve faaliyet, süreç, proje sonuçları) içeriyor.

,Yönetim modeli bu on örgütsel yönetim unsurunu sistemsel bir bütün olarak ele alıyor ve her bir unsur için bir dizi yönetim standardı öneriyor. Bu standartlar, hem planlama ve uygulama, hem de sonuçları ölçme ve değerlendirme süreçlerinde temel alınması önerilen şeffaflık, katılımcılık, hesap verebilirlik, fayda yaratma ve sürdürülebilirlik ilkelerine riayet edebilmek için örgütlere yol gösteriyor. 

Kurumsal gelişim modelinin bu beş temel ilkesi kısaca aşağıdaki şekilde tanımlanabilir:

  1. Şeffaflık: Karar alma süreçlerinin ve ilgili bilgilerin paydaşlara açık olmasıdı
  2. Katılımcılık: STÖ’nün karar alma mekanizmalarına tüm paydaşlarının belirlenmiş yöntemlerle katılımının sağlanması, STÖ’lerin de çalışma yaptıkları alanla ilgili karar mekanizmalarına ve süreçlerine katılmasıdı
  3. Fayda yaratma: STÖ’nün çalışma yaptığı alanda farkındalık ve dönüştürüsü etki yaratmasıdır
  4. Hesap verebilirlik: STÖ’nün kaynak ve yetkilerinin uygun kullanımı konusunda ilgili taraflara cevap verebilmesidir
  5. Sürdürülebilirlik: STÖ’nün varlığını sürdürebileceği varlıkları ve yönetsel kapasiteyi yaratmasıdır. STÖ’nün kendi sürdürülebilirliğine ek olarak çevresel, sosyal ve ekonomik olarak toplumun ve dünyanın sürdürülebilirliğine katkı yapmasıdır.

STÖ kurumsal gelişim modeli, örgüte bütüncül bir bakış açısı ile farklı yönetim unsurları arasındaki ilişki ve geçirgenliğin fark edilmesine ve planlama-uygulama-ölçme ve iyileştirme süreçleri ile kurumsal gelişimin döngüsel bir şekilde ele alınarak süreklilik kazanması konusunda farkındalık yaratılmasına olanak sağlıyor.

Stö kurumsal gelişim modeli

Bu modele uygun şekilde ve mentorlar eşliğinde örgütlerle yürütülen kurumsal kapasite geliştirme sürecinin temel adımları şöyle:

  • Oluşturulan yönetim modeline göre örgütün kurumsal kapasitesi için mevcut durumunun örgüt tarafından tespit edilmesi (bkz. öz-değerlendirme), 
  • Öncelikli ihtiyaçlara göre kurumsal gelişim için hedeflerin ve örgütsel patikaların belirlenmesi,
  • Mentörler eşliğinde hedefleri gerçekleştirmeye yönelik bir birlikte öğrenme deneyimi,
  • Bir yıllık uygulama dönemleri sonunda durup beraberce mevcut duruma yeniden bakma ve yeniden planlama,
  • Akran öğrenmesi ve iyi örneklerin yaygınlaşması için diğer BİRLİKTE faydalanıcıları ile düzenli buluşmalar (STÖ-STÖ Buluşmaları)
  • Kurumsal kapasite gelişimi ihtiyaçlarına paralel kurgulanmış atölye çalışmaları/eğitimler

BİRLİKTE Destek Programı, program faydalanıcısı örgütlerde  bu kurumsal gelişim sürecini örgüt kültürünün bir parçası haline getirerek uzun vadeli bir örgütsel pratiğe dönüştürmeyi hedefliyor.

Öz-değerlendirme ve İyileştirmeler

Kurumsal kapasite gelişiminin ilk adımı mentorların kolaylaştırıcılığında STGM tarafından geliştirilen STÖ Kurumsal Gelişim Modeli’nde yer alan başlıklar üzerinden yapılan öz değerlendirme çalışmasıdır. Öz-değerlendirmenin temel amacı, kurumsal gelişim sürecinin başlangıcında örgütlerin mevcut durumlarını yapılandırılmış bir araç rehberliğinde değerlendirmeleri, kritik soruları sorup tartışmaları, mevcut durum ve ihtiyaçlara dair bir farkındalık ve sahiplenme geliştirmeleridir.

BİRLİKTE Mentorluk Programı boyunca 42 STÖ her uygulama yılının başında mentorlarının kolaylaştırıcılığında STGM tarafından tasarlanan öz-değerlendirme aracı kullanılarak yapılır. Öz-değerlendirme çalışması katılımcı bir yöntemle yapılır. Öz-değerlendirmeye STÖ’nün farklı kademelerinden, tartışılan konu ile ilgili farklı kişilerin katılması sağlanır. Bu yolla STÖ içindeki fikir çeşitliliğinin öz-değerlendirmede mümkün olduğu kadar çok temsil edilmesi ve değişik perspektiflerin çalışmaya yansıtılması amaçlanır. 

BİRLİKTE Mentorluk Programın birinci uygulama yılı başlangıcında yapılan öz değerlendirmelerin her biri 2’şer gün sürdü. 2 gün boyunca öz-değerlendirme ekipleri mentorların kolaylaştırıcılığında STÖ Kurumsal Gelişim Modeli’nde yer alan planlama/uygulama ve ölçme/iyileştirme süreçleri altında sıralanan 10 yönetim unsuru kapsamında kendilerini değerlendirdiler. Kendilerine ayna tutarak güçlü yönlerini ve iyileştirme potansiyellerini yazıya geçirdiler ve söz konusu alanlardaki kurumsal sistemlerinin mevcut durumunu puanladılar. Sonrasında ise iyileştirme potansiyellerini önceliklendirerek mentorluk programının ilk yılı boyunca takip edilecek kurumsal gelişim planını ve öz-değerlendirme raporlarını hazırladılar. 

Bir yıl boyunca 5 mentor 42 STÖ’ye toplam 210 ziyaret gerçekleştirerek hem öz-değerlendirmelere hem de takiben hayata geçirilen iyileştirmelere kolaylaştırıcılık yaptılar. İyileştirme çalışmalarına yapılan kolaylaştırıcılık yüz yüze çalışmalarla sınırlı kalmadı; e-posta, telefon ve görüntülü konuşmalar aracılığı ile de STÖ’lere birebir destek sağlanarak kurumsal gelişim için planlanan iyileştirmelere kolaylaştırıcılık yapıldı. Bu süreçte de örgütlere yol gösterebilmesi için, kurumsal gelişim modeline yer alan her bir yönetim unsuru altında kurumsal sistemlerin oluşturulabilmesi için ilgili modüller ve şablonlar kaynak olarak sağlandı.

Birinci uygulama yılı sonunda, mentörlerin kolaylaştırıcılığında örgütlerle beraber 22 stratejik planlama, 20 paydaş analizi, 16 yönetişim ve karar alma prosedürü, 15 finans prosedürü, 15 kaynak geliştirme, 12 gönüllü yönetimi prosedürü  ve 2 bilgi yönetimi prosedürü çalışması gerçekleştirilmiş oldu. Böylece 1’inci yılın sonunda 42 STÖ iyileştirme planında yer alan iyileştirmelerin %51’ini gerçekleştirmiş oldu. 

Mentorluk programı ve daha geniş anlamıyla Birlikte Destek Programı kapsamında program faydalanıcısı STÖ’ler ile STGM’nin kurumsal ilişkisi her zaman karşılıklı güven temeline dayanan yol arkadaşlığı ve işbirliği üzerine inşa edildi. Bu anlamda program mentorları ile program faydalanıcısı STÖ’ler arasında raporların ve çıktıların takip edilmesi sınırlarını çokça aşan, birlikte çalışma, sorunlara birlikte çözüm arama,  geniş tabanlı bir işbirliği ve ortak akılla yol arkadaşlığı yaparak ilerleme kültürü oluştu.

Katılımcılık ilkesini temel taşı yapan ve tüm mentorluk sürecini bir yol arkadaşlığı ve beraber öğrenme süreci olarak deneyimleyen BİRLİKTE Destek Programı ekibi de her aşamada, örgütler için düzenlenen her türlü etkinliğin öncesi ve sonrasında, hatta karşılaşılan her tür beklenmedik duruma çözüm ararken mutlaka BİRLİKTE program faydalanıcısı STÖ’lere geri dönüyor, fikirlerini ve önerilerini soruyor. Bu önerileri uygulama süreçlerine en yüksek düzeyde yansıtmaya çalışıyor. Bu sayede en etkili ve çokça da yaratıcı yöntemleri hayata geçme şansı buluyor. BİRLİKTE Programı, hedeflediği dönüşümü işbirliği yaptığı ve gelişimlerine katkı sağlamayı arzuladığı tüm yol arkadaşlarıyla birlikte kurgulayarak yol alıyor.